Sincronización de facturas con QuickBooks para contratistas
QuickAdmin Premium incluye la sincronización de facturas con QuickBooks. Armas el presupuesto, las órdenes de cambio y la factura del trabajo en QuickAdmin y luego sincronizas la factura terminada con QuickBooks Online para que nadie la vuelva a escribir. Sincroniza facturas; no se describe como una integración contable bidireccional completa.
Actualizado: . Basado en la lista del plan Premium y en el flujo documentado de QuickAdmin con QuickBooks.
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Qué hace la integración
El software para contratistas explica por qué se debe el dinero: el trabajo, el presupuesto, las órdenes de cambio aprobadas, las fotos y la factura del trabajo. QuickBooks Online explica dónde está el dinero: cuentas por cobrar, pagos, conciliación bancaria e informes listos para impuestos. La sincronización de facturas lleva la factura de un sistema al otro para que el mismo total no se escriba dos veces.
- Crea el cliente y el trabajo en QuickAdmin, arma el presupuesto y registra las órdenes de cambio aprobadas.
- Crea la factura del trabajo (Sales → Job Invoice) para que el título, el cliente, las fechas y el alcance coincidan con el trabajo aprobado.
- Abre Map QuickBooks Customer & Project una vez por cliente y elige el cliente de QuickBooks que corresponde y, si quieres, un Project existente de QuickBooks.
- Revisa la factura con la lista de abajo y luego sincronízala con QuickBooks Online.
- Confirma el registro en QuickBooks y deja que tu contador se encargue de los pagos y la conciliación allí.
Alcance y límites
Lee esta tabla antes de depender de la sincronización. Todo lo marcado como "No figuran" no forma parte de la función publicada de QuickAdmin con QuickBooks.
| Elemento | Estado | Nota |
|---|---|---|
| Facturas creadas en QuickAdmin | Sincronizadas | Premium incluye la sincronización de facturas con QuickBooks. |
| Cliente del trabajo en QuickAdmin ↔ cliente en QuickBooks | Se vincula una vez | Usa Map QuickBooks Customer & Project desde la factura. |
| Trabajo en QuickAdmin ↔ Project en QuickBooks | Vínculo opcional | Agrupa facturas y cuentas por pagar bajo el mismo Customer/Project. |
| Pagos, conciliación bancaria y conciliación | Se quedan en QuickBooks | No se describen como parte de la sincronización. |
| Proveedores, cuentas por pagar, horas y códigos de costo | No figuran | No asumas una sincronización contable bidireccional completa. Confirma el alcance en tu cuenta. |
Requisitos
- El plan Premium ($118.99 al mes). Los planes Gratis, Básico y Avanzado no incluyen la sincronización.
- Una cuenta de QuickBooks Online que conectas desde dentro de QuickAdmin.
- Clientes vinculados una vez a su cliente de QuickBooks antes de la primera sincronización.
Soporte
Preguntas sobre la conexión o el alcance exacto de la sincronización: support@quickadminsoftware.com.
Evita facturas duplicadas
- Crea cada factura en un solo lugar, normalmente QuickAdmin.
- Si una sincronización falla, investiga el fallo; no vuelvas a crear la factura a mano en QuickBooks.
- Busca por número de factura en QuickBooks antes de que alguien cree una copia.
- Consulta con tu contador antes de editar una factura sincronizada que ya está pagada o conciliada.
Lista de revisión previa a la sincronización
| Revisión | Pregunta |
|---|---|
| Cliente | ¿Es el cliente correcto y está vinculado al cliente de QuickBooks? |
| Trabajo / Project | ¿Es el trabajo correcto y tiene el vínculo al Project de QuickBooks, si usas uno? |
| Número de factura | ¿Es único y coherente entre ambos sistemas, cuando tu configuración lo permite? |
| Fechas | ¿La fecha de factura y la de vencimiento coinciden con tus términos de pago? |
| Alcance y órdenes de cambio | ¿Coincide con el trabajo aprobado, incluidas las órdenes de cambio aprobadas? |
| Líneas y total | ¿Cantidad, tarifa, impuesto y descuento cuadran con el monto final? |
| Estado de la sincronización | ¿No se envió ya a QuickBooks? Revísalo antes de volver a crear algo. |
Para profundizar
- Integración de facturas con QuickBooks para contratistas: guía completa con un ejemplo de remodelación de cocina (en inglés)
- Plantilla de orden de cambio de construcción (en inglés)
- Software de presupuestos y facturas para contratistas
- QuickAdmin para contratistas generales
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